Para entender en qué consiste el sistema SAP, es importante que leas primero el artículo donde hablamos sobre ¿qué es SAP?. El sistema SAP consta de varios módulos totalmente integrados, que cubren prácticamente todos los aspectos de la gestión empresarial.
SAP es el número 1 en el mercado ERP. A partir de 2010 SAP tiene más de 140,000 instalaciones en todo el mundo, más de 25 soluciones comerciales específicas de la industria y más de 75,000 clientes en 120 países.
Otros productos competitivos del software SAP en el mercado son Oracle, Microsoft Dynamics, etc.
¿En qué consiste el sistema SAP?
La mejor forma de explicar en qué consiste el sistema SAP es a través de un ejemplo:
Supongamos que un cliente se acerca a un equipo de ventas pidiendo un producto en particular. El equipo de ventas se comunica con el departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto. Para su sorpresa, el equipo de ventas descubre que el producto está agotado.
El sistema SAP nos ayuda a centralizar los diferentes departamentos involucrados en todo el proceso comercial, desde el pedido de la materia prima hasta la fabricación de bienes y la entrega final del producto al cliente.
Aquí está todo el proceso que sigue cualquier unidad de negocios.
- El cliente se pone en contacto con el equipo de ventas para verificar la disponibilidad del producto.
- El equipo de ventas se acerca al departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto.
- En caso de que el producto esté agotado, el equipo de ventas se acerca al departamento de planificación de producción para fabricar el producto.
- El equipo de planificación de producción verifica con el departamento de inventario la disponibilidad de materia prima.
- Si la materia prima no está disponible con el inventario, el equipo de planificación de producción compra la materia prima a los vendedores.
- Luego, la planificación de la producción reenvía las materias primas a la ejecución del taller para la producción real
- Una vez listo, el equipo de planta envía los productos al equipo de ventas
- Equipo de ventas que a su vez lo entrega al cliente
- El equipo de ventas actualiza las finanzas con los ingresos generados por la venta del producto. El equipo de planificación de producción actualiza las finanzas con pagos a diferentes proveedores de materias primas.
- Todos los departamentos se acercan al departamento de recursos humanos para cualquier problema relacionado con los recursos humanos.
Ese es un proceso comercial típico para cualquier empresa de fabricación. Serían algunas inferencias clave que uno podría derivar del escenario.
- Tiene muchos departamentos o unidades de negocios.
- Estos departamentos o unidades de negocios continuamente se comunican e intercambian datos entre sí.
- El éxito de cualquier organización radica en la comunicación efectiva y el intercambio de datos, dentro de estos departamentos, así como en terceros asociados como proveedores, subcontratistas y clientes.
Según la manera en que se gestiona la comunicación y el intercambio de datos, los sistemas empresariales se pueden clasificar en términos generales como sistema descentralizado o sistema centralizado (ERP).
Características del sistema SAP
Podríamos definir las características o beneficios del sistema SAP en:
- Elimina la duplicación, discontinuidad y redundancia en los datos.
- Proporciona información entre departamentos en tiempo real.
- El sistema SAP proporciona control sobre varios procesos comerciales
- Aumenta la productividad, mejora la gestión del inventario, promueve la calidad, reduce el coste de los materiales, la gestión eficaz de los recursos humanos, reduce los gastos generales y aumenta las ganancias
- Mejor interacción con el cliente y mayor rendimiento. También mejora el servicio al cliente.
- Por lo tanto, se requiere un sistema de gestión empresarial centralizado.
- SAP Software es un sistema de gestión empresarial centralizado, también conocido como Enterprise Resource Planning.
- El significado del acrónimo SAP es S ystems A pplications and P roducts in Data Processing
Paso a paso
Volvemos al ejemplo anterior pero esta vez con la presencia del sistema SAP (centralizado):
- Cuando el Cliente se acerca al equipo de ventas para comprar un producto de manera urgente, el equipo de ventas tiene acceso a información en tiempo real a los productos en el inventario, que el Departamento de Inventario actualiza en el Sistema Centralizado.
- El equipo de ventas responde a la solicitud del cliente a tiempo, lo que lleva a mayores ingresos y deleite del cliente.
- En caso de que se requiera fabricación, el equipo de ventas actualizará la base de datos centralizada, para que todo el departamento permanezca informado sobre el estado del producto.
- El Departamento de Planificación de Producción se actualiza automáticamente por la base de datos centralizada para los requisitos. El equipo de Planificación de Producción verifica la disponibilidad de las materias primas requeridas a través de la base de datos central, que es actualizada por el Departamento de Inventario.
- Por lo tanto, se evita la duplicidad de datos y se ponen a disposición datos precisos.
- En caso de escasez de mano de obra, el equipo de recursos humanos comienza el proceso de contratación con un tiempo de entrega considerable para contratar a un candidato adecuado a precio de mercado. Por lo tanto, el coste laboral disminuye.
- Mientras que los proveedores pueden enviar directamente sus facturas al Sistema Central de Empresas, al que puede acceder el departamento de finanzas. Por lo tanto, los pagos se realizan a tiempo y se evitan posibles acciones legales.
- El software de SAP es un tipo de sistema centralizado. Los sistemas SAP son los más utilizados en el software ERP.
